e-Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
e-Faturanın yasal mevzuatı nedir?
GİB’in yayınladığı yasal mevzuata göre, 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’nin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır.
e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.
e-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
- Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilir,
- Kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilir,
- Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.
416 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 232’nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler e-Fatura Uygulamasından yararlanabilmektedir. e-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir.
Kullanıcı Hesabı tanımlanan mükellefler e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yoluyla veya e-Fatura Portali aracılığı ile kullanabilecektir.
Zorunlu olmadığım halde, e-Faturaya geçiş yapabilir miyim?
Gönüllülük esasına dayalı olarak, isteyen her firma e-Fatura sistemine geçiş yapabilir. e-Fatura’nın avantajları sayesinde gönüllü geçiş yapan firmaların sayısı giderek artmaktadır.
e-Fatura ile kağıt fatura arasında fark var mıdır?
e-Fatura, kağıt fatura ile birebir aynı hukuki niteliklere sahiptir, bu bakımdan hiçbir farkı yoktur. Ancak oluşturma-kargolama-gönderme-saklama gibi süreçler dikkate alındığında e-Fatura, zamandan ve mekandan sağladığı tasarruf ile kağıt faturaya kıyasla üstün avantajlar sunan dijital bir uygulamadır.
e-Fatura’ya geçiş yapmaya karar verdim, ilk adımım ne olmalı?
e-Fatura’ya geçiş yapmaya karar verdiğiniz anda ilk olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne mali mühür başvurusu yapmaktır. Sonrasında seçtiği yöntem doğrultusunda e-Fatura başvurunuzu elektronik ortamda veya posta yoluyla yapabilirsiniz.
e-Fatura uygulamasına geçiş yaptıktan sonra kağıt fatura düzenlemeye devam edebilir miyim?
Hayır. e-Fatura uygulamasına geçiş yaptıktan sonra, e-Fatura kullanıcılarına kağıt fatura düzenleyemezsiniz.
e-Fatura’ya geçişim tamamlandıktan sonra yine kağıt fatura kesebilmem için bana tanınan opsiyon süresi nedir?
e-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra 7 gün süre ile kağıt fatura kesmeye devam edebilirsiniz.
e-Fatura’ya geçiş yaptım, kağıt fatura düzenlemeye devam edersem hangi durumlarla karşılaşırım?
Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunur. 448 Sıra Nolu VUK GT ile “Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” bölümü kaldırılmıştır.
e-Fatura uygulamasına geçiş yapacağım, mali mühür satın almak zorunda mıyım?
Evet, e-Fatura uygulamasını kullanmanız için mali mühür satın almalısınız, bu mührü kullanırken süresi dolduğunda ise mührü yenilemelisiniz. Firmanızın unvan ve nevi değişikliklerinde de mali mührünüzün yenilenmesi gerekmektedir.
e-Fatura sisteminde gelen-giden faturaların saklama ve ibraz süreçleri nasıl ilerler?
Tıpkı kâğıt faturalarda olduğu gibi e-Fatura sisteminde de faturalar yasal süreler dâhilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmek zorundadır. Ancak kâğıt faturadan farklı olarak e-Faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler hem gelen, hem de giden e-Faturaları, üzerindeki mali mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dâhilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
e-Fatura uygulamasını kullanıyorum, yine de faturanın kağıt nüshasını alıcıya göndermeli miyim?
Hayır. e-Fatura kapsamında kesmiş olduğunuz faturalar, alıcı firmanın kendi portaline düşeceği için kağıt nüshası alınıp gönderilmemelidir. Alıcı firmanın talebi durumunda faturanın A4 çıktısını alarak firmaya iletebilirsiniz.
e-Fatura uygulamasında var olan fatura gönderim senaryoları nelerdir?
e-Fatura’da “Temel” ve “Ticari” olmak üzere 2 farklı senaryo tipi bulunmaktadır. Temel faturalara kabul-red seçenekleri olmadığı için daha çok hizmet faturalarında kullanılan bir fatura türüdür. Temel faturalara istinaden “iade” faturası kesebilir veya harici yollardan (KEP-NOTER) iptaline gidilebilir. Ticari fatura ise yasal süreler içinde “kabul” ve “red” yanıt alternatifi bulunan fatura senaryosudur. 2017 yılı içinde temel ve ticari fatura senaryolarına iki yenisi daha eklenmiştir. Bu senaryolar; “Yolcu beraberi eşya faturası ( Tax free) ve “İhracat kayıtlı fatura” senaryolarıdır.
e-Fatura uygulamasını gönüllü kullanıyorum, e-Defter uygulamasına geçmek zorunda mıyım?
Hayır. e-Fatura uygulamasına gönüllü olarak geçiş yapmak isteyen firmalar için e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu yoktur.
e-Fatura uygulamasını kullanırken, faturalarımın arşivini kendim mi tutmak zorundayım?
Hayır. Faturalarınızı arşivlemek için 2 yola başvurabilirsiniz. İsterseniz kendiniz arşivleyebilir, isterseniz e-Fatura saklama lisansı olan bir özel entegratör firma ile çalışabilirsiniz. Özel entegratörler özellikle arşivleme hizmeti ve belge güvenliği için yapılandırılmaktadırlar ve unutmayın ki, faturalarınızın arşivinin sorumluluğu temel olarak size aittir ve fatura arşivinin tutulduğu yerin T.C. sınırları içinde olması gerekmektedir.
Özel Entegrasyon yöntemi ile e-Fatura uygulamasını kullanmak istiyorum. Konnektör modeli nedir?
Konnektör; mükellefin kullandığı ERP, muhasebe ve ön muhasebe yazılımı ile özel entegratör iş birliği veya doğrudan entegrasyonun olmadığı durumda, özel entegratörün ara bir yazılım ile entegrasyon sağlaması sayesinde mükellefin fatura yönetimini sağladığı modeldir.
(Entegrasyon) e-Fatura’ya geçmek istiyorum. Hangi yolları izlemem gerekiyor?
www.efatura.gov.tr adresindeki kılavuzlara göre GİB’e başvuru yapılır. Başvuru sonrasında mali sertifikaların ve şifrelerin tesliminin akabinde Entegrasyon yöntemi için başvuru belgelerinden Bilgi İşlem Sistem (BİS) Raporu ve Test Tanım Formu’nun Entegrasyon İşlemleri bölümünden Başkanlığa gönderilmesi gerekmektedir.
Özel Entegrasyon yönteminin tercih edilme sebepleri nelerdir?
e-Fatura uygulamasını özel entegratör aracılığıyla kullandığınızda; destek, gelecek mevzuat değişikliklerine uyum sağlama, operasyon, maliyet vb. konularda firmanıza avantaj sağlarsınız.
Özel Ent. aracılığıyla e-Fatura’ya geçmek istiyorum fakat bu hizmeti sunan çok sayıda firma var
Uzman proje ekipleri ile birlikte e-Fatura’ya geçiş sürecinizin kolaylaştırılması, 7/24 destek, veri güvenliği, fatura bilgilerinize sadece sizin erişimizin garantisi, size özel fatura tasarım hizmetleri, farklı kurgulara kolay çözümler sunabilme vb. kriterleri bir özel entegratörle çalışmaya başlamadan önce dikkate almalısınız.
GİB Portal’den Özel Ent. yöntemine geçmek istiyorum. GİB’e bildirimde bulunmam gerekiyor mu?
Hayır. GİB portalini kullanıyorsanız GİB’e herhangi bir bildirime bulunmanıza gerek kalmadan özel entegratör ile anlaşıp, hesaplarınızı aktif ettirebilirsiniz.
GİB Portal’den Özel Ent.geçtiğimde,kullandığım GİB Portali açık kalmaya devam edecek mi?
Hayır. e-Fatura uygulamasından sadece bir yöntem ile faydalanabileceğiniz için bir süre sonrasında GİB Portaliniz in aktif edilecektir. Bu süre içinde faturalarınızı saklayabilmek için indirme işlemlerinizi tamamlamanız gerekmektedir.
GİB Portal hesabımda bulunan gelen-giden faturalarımı özel entegratör sistemine aktarabilir miyim?
Bunun için, GİB Portali’nde bulunan faturalarınızı kendiniz indirmelisiniz. Böylece faturalarınızı özel entegratörünüzün kendi sistemine almasını sağlayabilirsiniz.
Özel entegratörüm, firmama ait mali mühür ile benim adıma imzalama yapabilir mi?
Evet. Özel entegratör aracılığıyla e-Fatura uygulamasına geçiş yaptığınızda, özel entegratörünüz sizin yerinize mali mühür ile imzalama yapabilmektedir. Bunun için mali mührünüzü satın almış olmalısınız. Özel entegratörler genellikle HSM olarak adlandırılan yüksek kapasiteli imzalama donanımları kullanmakta ve bu sayede firmanıza birim zamanda daha fazla e-Fatura imzalama kolaylığı sağlamaktadır.
Faturalara arşivinin Türkiye’de olması şart mıdır? Yurt dışında ikincil bir arşivleme yapabilir miyim?
Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunları’nın geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
e-Fatura gönderimini yaparken, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlayabilirim?
e-Fatura gönderimini yaparken alıcı firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığını GİB’in www.efatura.gov.tr adresi “e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar” sayfasındaki listesinden kontrol edebilirsiniz.
Digital Planet e-Fatura kullanıcısıysanız, bir firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığını DP Portalinizdeki “e-Fatura Kayıtlı Kullanıcı Sorgulama” sekmesinden firma VKN/TCKN bilgisiyle kontrol edebilirsiniz. e-Fatura mükellefi olmayan bir firma için e-Fatura menüsündeki fatura oluşturma ekranından fatura göndermek istediğinizde, VKN/TCKN bilgisi girişi yapıldıktan sonra sistem “e-Fatura kullanıcısı değildir.” şeklinde uyarı verecektir.
Gönderilen bir e-Fatura iptal edilebilir mi?
Gönderilen e-Fatura iptal edilemez. Ticari fatura ise alıcı Ret yanıtı verebilir. Temel fatura ise alıcı iade faturası düzenleyebilir ya da harici yollardan (KEP-NOTER) iptaline gidebilir.
e-Fatura ile e-Arşiv uygulaması arasındaki farklar nelerdir?
e-Fatura, sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen faturaların elektronik ortamda gönderimi iken; e-Arşiv uygulaması, e-Fatura mükellefi olmayan kurumlar arasında ve son kullanıcılara düzenlenen faturaların elektronik halidir.
e-Fatura uygulaması, e-Fatura mükelleflerine oluşturulan faturaları içerir. e-Arşiv uygulaması ise mükelleflik durumu olmayan son kullanıcı ve firmalara gönderilen faturaları kapsamaktadır. e-Fatura uygulamasında oluşturduğunuz faturalarınız otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na yönlenir, GİB onayı ile alıcınıza e-posta yoluyla iletilir. e-Arşiv uygulamasında oluşturduğunuz faturalarınız ise alıcısına doğrudan e-posta yoluyla iletilir. Raporlaması otomatik olarak takip eden ayın 15’ine kadar GİB’e gönderilir.
e-Arşiv’in mükelleflik durumu bulunmayan son kullanıcı ve firma olan alıcıları, eğer faturalarını e-posta yoluyla almak istemezlerse, bu faturalar A4 kağıdında çıktı olarak da iletilebilir. Bu durumda faturaların 2. kopyası 10 yıl boyunca saklanmaktadır. e-Fatura’da ise, siz fatura oluşturup gönderdikten sonraki tüm süreç otomatik olarak GİB üzerinden ilerler.
Hangi durumlarda mali mührümün yenilenmesi gereklidir?
Mührünüzün süresi dolduğunda, firmanızın unvanının değişmesi ya da nevi değişikliği durumlarında mali mührün yenilenmesi gerekmektedir.